How To Write An Email For Conducting Business In Spanish
People who conduct business in Spanish have to use written communication: particularly business mail.
Each e-mail has its own style, structure and purpose. That means that you must get used to the specific vocabulary and have a good grasp of Spanish grammar.
Therefore, I am going to teach you how to write a request letter or e-mail to ask information:
1. The structure.
2. Grammar.
3. Vocabulary:
a. Specific glossary.
b. Useful phrases.
The structure of a request letter or e-mail to ask information.
Nowadays, it is more usual to write an e-mail than a formal letter. Nevertheless, the structure of this type of mail is the same in both formats. Basically, you must divide your writing in the following parts:
1. Subject.
2. Formal greeting (estimados señores, señores, etc.).
3. Target of the mail.
4. Conditions.
5. Formal farewell.
Let’s see an example.
Asunto:
Solicitud de catalogo
Saludo
Estimados señores
Objeto de la carta
Para poder aumentar la oferta a nuestros clientes, estamos informándonos de las distintas empresas suministradoras. Por ello, les rogamos encarecidamente que nos envíen su catálogo de equipos y consumibles, e información sobre precios, condiciones generales de venta y descuentos
Condiciones
Estudiaremos detenidamente su propuesta y, podremos cursarles un pedido a principios del mes próximo podremos cursarles un pedido a principios del mes próximo.
Despedida
A la espera de sus noticias, les saludamos muy atentamente.
We will see a practical exercise at the end of this article that you can practice this type of mail at work or home.
Grammar.
Es habitual el uso del presente de subjuntivo y el pretérito imperfecto de subjuntivo. Los verbos más comunes:
- Incluir
- Especificar
- Conceder
- Atender
- Tener
- Puntualizar
- Remitir
- Hacer
Veamos algunos ejemplos:
- Agradecería que me hicieran / hiciesen llegar un presupuesto.
- Le rogamos que especifiquen sus condiciones de pago.
- Solicitamos que nos concedan las facilidades de pago.
- Le ruego que me remitan una relación de precios.
- Agradeceríamos que nos puntualizaran sus plazos de entrega.
Vocabulary.
Business papers
- El albarán
- El catálogo
- El cheque
- Las condiciones de financiación / pago
- La factura
- La lista de precios
- El muestrario
- La oferta
- El presupuesto
- El recibo
- Las tarifas vigentes
Quantities
- El cálculo
- La cifra
- El doble
- La mitad
- Número + por cada + número
- Por ciento
- El porcentaje
- El precio
- El total
- Un cuarto de
- Un tercio de
Price
- A precio de coste / fábrica
- El aval
- Bajar / subir el precio
- Calcular por lo alto / bajo
- Costar
- El coste
- Estar a
- La fianza
- Hacer un cálculo exacto / aproximado
- Hacer un descuento
- El importe
- Llevar la cuenta
- Rebajar
- Redondear un importe
- La señal
- La tarifa
- La tasa
Payment methods
- Abrir una cuenta de cliente
- Comprar al detalle / al por mayor / en cantidades industriales
- Pagar a X meses vista
- Pagar al contado / a plazos vencidos
- Pagar contra reembolso
- Pagar en metálico / con cheque / mediante transferencia bancaria / con una letra bancaria
- Pagar mediante factura proforma
Frases útiles para solicitar información.
Solicitar algo
- Solicitamos el envío…
- Rogamos que nos manden…
- Les rogamos que nos hagan llegar…
- Agradeceríamos que nos remitieran…
- Agradecería que me facilitaran…
Show gratitude
- Agradecemos de antemano su atención.
- Les damos las gracias por anticipado.
- Con nuestro más sincero agradecimiento.
Other expressions and useful phrases
- Estamos interesados en…
- Necesitamos adquirir…
- Tenemos proyectada la compra de…
- Desearíamos ampliar…
- Renovar el material / las instalaciones / el mobiliario…
- Información detallada sobre / de…
- Facilitar / proporcionar una información
- Proveer de / abastecer / suministrar / proporcionar mercancías
- Hacer / ofrecer un descuento / una bonificación
- Una oferta
- Un presupuesto
- Un catálogo general
- Una lista / una relación de precios vigentes / actuales
- Las tarifas
- Una muestra / un muestrario
- Una propuesta / una proposición
- Artículos / productos / géneros / mercancías (en México, mercaderías)
- Los plazos de entrega
- Las condiciones / modalidades de pago
- A vuelta de correo / a la mayor brevedad posible / en el más breve plazo
- Las existencias / el stock
Conclusion y farewell
- Quedamos a la espera de sus noticias y les saludamos atentamente.
- En espera de su respuesta, nos despedimos cordialmente.
- Esperando su pronta respuesta, aprovechamos la presente ocasión para enviarles atentos / cordiales saludos.
¿Practicamos?
Redacta el siguiente correo electrónico: está interesado en un viaje a Argentina anunciado por la agencia de viajes Ameritours de Barcelona. Escriba un correo de electrónico para solicitar información sobre los precios, las fechas de salida y regreso de los viajes y las actividades propuestas.
Practice your Business Spanish with Marina!
5. August 2020
